POLÍTICA DE TRATAMIENTO
DE DATOS
1. Objeto
La adopción de las siguientes políticas y procedimientos tiene la finalidad de establecer las reglas para el tratamiento de los datos personales y así mismo garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013.
2. Responsables del tratamiento:
CONSTRUCCIONES Y URBANIZACIONES S.A.S. es la persona jurídica que decide sobre el tratamiento de la información contenida en sus bases de datos.
La dirección Jurídica y Servicio al cliente de CONSTRUCCIONES Y URBANIZACIONES S.A.S. tendrán a su cargo la implementación, capacitación y observación de la presente política. El área de Servicio al Cliente fue designada como responsable de la atención de los procedimientos de consulta y reclamos ante los titulares o causahabientes, o cualquier solicitante.
Razón social: CONSTRUCCIONES Y URBANIZACIONES S.A.S.
Oficina Principal: Avda. Ambalá Cra. 14 N 69-80/90 Local 312. Ibagué – Colombia. – PBX: (57-8) 2755500
Página Web: www.cyu.com.co
Email: info@cyu.com.co
3. Destinatarios de la Política
La presente política se aplicará y obligará a las siguientes personas:
3.1 Representante Legal de CONSTRUCCIONES Y URBANIZACIONES S.A.S.
3.2 Personal interno de la CONSTRUCCIONES Y URBANIZACIONES S.A.S., directivos o no, que se encarguen de la custodia y tratamiento de datos de carácter personal.
3.3 Contratistas, personas naturales o jurídicas, que presten servicios a CONSTRUCCIONES Y URBANIZACIONES S.A.S. bajo cualquier modalidad.
3.4 Los accionistas, revisores fiscales y aquellas personas con las cuales exista una relación legal de orden estatutario.
3.5 Las demás personas que establezca la ley.
Teniendo en cuenta los destinatarios de la presente política, CONSTRUCCIONES Y URBANIZACIONES S.A.S. tendrá el siguiente tratamiento de datos personales conforme a los principios establecidos en la Ley 1581 de 2012.
El tratamiento de datos respecto de los empleados, contratistas y aquellas personas que se postulen para vacantes seguirá el siguiente procedimiento:
Durante cualquier proceso de selección, CONSTRUCCIONES Y URBANIZACIONES SAS informará de manera anticipada, las reglas aplicables al tratamiento de datos suministrados y obtenidos dentro del referido proceso. Al momento de finalización del proceso, los datos de candidatos que no fueron seleccionados serán entregados a las personas, salvo que los titulares autoricen la destrucción de los mismos. La información obtenida de las personas no seleccionadas durante todo el proceso (resultado de pruebas psicotécnicas y/o entrevistas) será eliminada conforme a lo dispuesto por el principio de finalidad.
Los datos personales de las personas seleccionadas para las vacantes y en general de cualquier empleado de CONSTRUCCIONES Y URBANIZACIONES SAS, serán almacenados en la carpeta personal, aplicando las normas dispuestas en esta política. La finalidad del tratamiento es a administración de la relación contractual entre CONSTRUCCIONES Y URBANIZACIONES SAS y el empleado, para lo cual el departamento de Recursos Humanos es el único que tiene acceso a dicha información.
Terminada la relación laboral, CONSTRUCCIONES Y URBANIZACIONES SAS procederá a realizar el almacenamiento de los datos conforme a las medidas de seguridad de la Compañía. CONSTRUCCIONES Y URBANIZACIONES SAS no entregará información a terceras personas, salvo autorización expresa y por escrito del titular y o en los casos previstos por la Ley.
4.2 Tratamiento de Datos Personales relacionados con los Accionistas
Los datos personales de los accionistas de CONSTRUCCIONES Y URBANIZACIONES SAS, se considera información reservada y se encuentra registrada en los libros de Comercio. El tratamiento solamente obedecerá a las finalidades previstas en el Código de Comercio y a lo establecido estatutariamente.
4.3 Tratamiento de Datos Personales relacionados con los proveedores y contratistas
Los datos personales que sean suministrados con relación a un proceso de contratación, serán aquellos pertinentes, necesarios y no excesivos para la determinada ejecución del contrato. Si en ocasión del contrato se requiere información de empleados de los proveedores, está será verificada para el fin correspondiente y será devuelta al proveedor.
Los proveedores se comprometen a cumplir con la Política establecida, en caso que CONSTRUCCIONES Y URBANIZACIONES SAS entregue datos personales de empleados.
En los diferentes documentos jurídicos y contratos se realizará la previsión correspondiente respecto al tratamiento de datos personales.
- Para fines comerciales.
- Publicidad y mercadeo.
- Contabilización.
- Cumplimiento de obligaciones contractuales, por lo cual la información podrá ser transferida a terceros, tales como entidades financieras, notarías, listas OFAC y de terrorismo, abogados, etc.
- Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas y legales, fiscales y regulatorias.
- Transmisión de información y datos personales en procesos de auditorías.
- Facturación.
5. Finalidad
El tratamiento de los datos tiene las siguientes finalidades, dependiendo la actividad y relación contractual:
- Para el envío de información de trabajadores y familiares.
- Para el reconocimiento, protección y ejercicio de los derechos de los accionistas de CONSTRUCCIONES Y URBANIZACIONES SAS.
- Para el fortalecimiento de las relaciones entre CONSTRUCCIONES Y URBANIZACIONES SAS y los clientes, mediante el envío de información, atención de Peticiones, Quejas y Reclamos (PQR´s) por parte de Servicio al Cliente, la evaluación de calidad del servicio al cliente y la invitación a eventos organizados y patrocinados por CONSTRUCCIONES Y URBANIZACIONES SAS.
- Para la promoción y desarrollo de nuevos productos y servicios.
- Analizar, evaluar y estudiar los hábitos de consumo de los titulares, hacer segmentación del mercado.
- Para actividades de mercadeo, estadística, de investigación y demás propósitos comerciales que no contravengan la legislación.
- Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos, y en cumplimiento de cualquier solicitud o mandatos judicial o legal.
- Consulta en bases de datos para cumplimiento del SAGRILAFT – Sistema Autocontrol de Gestión de Riesgo Integral de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.
6. Derechos del Titular
Los titulares de los datos personales contenidos en las BASES DE DATOS de propiedad de CONSTRUCCIONES Y URBANIZACIONES SAS, tiene los derechos descritos a continuación, en cumplimiento de las garantías fundamentales consagradas en la constitución y la Ley.
El ejercicio de estos derechos es y será gratuito e ilimitados por parte del titular del dato personal, sin perjuicio de disposiciones legales que regulen el ejercicio de los mismos.
- Derecho a acceder de forma gratuita a sus datos personales.
- Derecho de actualizar los datos cuando hayan tenido alguna variación.
- Derecho de ratificar los datos que resulten inexactos, inexistentes o incompletos.
- Derecho de cancelar los datos personales o de suprimir cuando sean excesivos, no permitidos, o el tratamiento contrario a las normas.
- Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada a CONSTRUCCIONES Y URBANIZACIONES SAS para el tratamiento de los datos.
- Derecho de revocar el consentimiento o autorización proporcionada a CONSTRUCCIONES Y URBANIZACIONES SAS para un tratamiento con determinada finalidad, salvo en casos contemplados por la ley y/o sea necesario para un marco contractual específico. La solicitud de revocación o supresión se realizará mediante la presentación de un reclamo conforme al procedimiento dispuesto en esta Política.
- Derecho a presentar quejas y reclamos ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que fuera competente, así como las acciones pertinentes, para la protección de datos. CONSTRUCCIONES Y URBANIZACIONES SAS se obliga a dar respuesta a los requerimientos que realicen las autoridades competentes en relación con estos derechos.
- Derecho de oponerse al tratamiento de sus datos personales.
Derecho a la intimidad
- CONSTRUCCIONES Y URBANIZACIONES S.A.S, solo podrá ejercer actividades de cobranza mediante los canales que estos autoricen el titular para tal efecto, estos deberán ser informados y socializados previamente por la entidad, con el fin de que elijan cuales autoriza.
- Una vez establecido un contacto directo con el titular de la obligación, este no podrá ser contactado por parte de gestores de cobranza mediante varios canales dentro de la misma semana ni en mas de una ocasión durante el mismo día.
- Las prácticas de cobranza deberán realizarse de manera respetuosa sin afectar la intimidad personal ni familiar del titular, dentro del horario de lunes a viernes de 7:00 a.m. a 7:00 p.m. y sábados de 8:00 a.m. a 3:00 p.m., excluyendo cualquier tipo de contacto con el titular los domingos y días festivos.
- En caso de que el titular requiera ser contactado en horarios distintos a los establecidos, deberá manifestarlo expresamente a través de un instrumento distinto al contrato o acto que rige la relación jurídica entre el titular y el gestor de cobranza y posterior a la suscripción del mismo.
- En ningún caso CONSTRUCCIONES Y URBANIZACIONES S.A.S o cuando se adelanten gestiones de cobranza por medio de terceros o por cesión de la obligación; podrán contactar a las referencias personales o de otra índole. Al avalista, codeudor o deudor solidario se le contactara en las mismas condiciones.
- Lo dispuesto en los numerales anteriores se aplicará en los mismos términos a todas las relaciones comerciales establecidas por CONSTRUCCIONES Y URBANIZACIONES S.A.S frente al envío de mensajes publicitarios o a través de mensajes cortos de texto (SMS), mensajería por aplicaciones web, correos electrónicos y llamadas telefónicas de carácter comercial o publicitario.
- No podrá obligarse al titular a aceptar recibir mensajes comerciales de ninguna índole, salvo aquellos asuntos estrictamente relacionados con el bien o servicio adquirido. Cuando se trate de promociones para alimentar bases de datos, el titular deberá saberlo y aceptarlo de manera explícita. El titular del mensaje deberá habilitar y disponer de un mecanismo ágil, sencillo y eficiente para cancelar en cualquier momento la recepción de mensajes y correos. siempre y cuando no exista el deber contractual de permanecer en la respectiva base de datos de cobro.
- El envío de mensajes publicitarios a través de mensajes cortos de texto (SMS), mensajería por aplicaciones o web, correos electrónicos y que realicen llamadas telefónicas de carácter comercial o publicitario, solo podrán hacerlo dentro de los horarios de lunes a viernes de 7:00 a.m. a 7:00 p.m. y sábados de 8:00 a.m. a 3:00 p.m., excluyendo cualquier tipo de contacto con el titular los domingos y días festivos.
- CONSTRUCCIONES Y URBANIZACIONES S.A.S. directamente o a través de intermediarios se abstendrá de realizar gestiones de cobranza mediante visitas al domicilio o lugar de trabajo del titular.
- CONSTRUCCIONES Y URBANIZACIONES S.A.S. se abstendrá de consultar al titular de la obligación el motivo del incumplimiento de la obligación, más sin embargo se podrá consultar al titular alternativas de pago que sean acordes con su situación financiera.
- Se exceptúan de las medidas anteriores los contactos que tengan como finalidad informar al consumidor sobre confirmación oportuna de las operaciones monetarias realizadas, información solicitada por el titular o generar alertas sobre transacciones fraudulentas, inusuales o sospechosas.
Los titulares de los datos personales que son objeto de tratamiento podrán en cualquier momento ejercer sus derechos a conocer, actualizar, suprimir, modificar y ratificar información así como revocar la autorización otorgada a CONSTRUCCIONES Y URBANIZACIONES SAS. Para tal efecto se seguirá el siguiente procedimiento para consultas o reclamos conforme a lo establecido en la normatividad vigente.
7.1 Departamento
Responsable de la atención de consultas y reclamos. El departamento encargado de la atención de peticiones, reclamos y consultas es la Gerencia de Mercadeo- Servicio al cliente. No obstante, este departamento tendrá una comunicación con las demás áreas de la compañía como es la Dirección Jurídica, Gerencia de Mercadeo con el objetivo de garantizar lo aquí establecido y lo que ordena la Ley.
7.2 Objeto
La presentación de la solicitud de consulta o reclamo deberá de contener los hechos que sustentan la queja, reclamo o consulta, la dirección y datos de contacto del solicitante y los anexos necesarios. Los titulares podrán solicitar lo siguiente:
Información sobre el tratamiento de los datos personales.
Prueba de la autorización.
Solicitud de revocación de la autorización o supresión de datos personales.
Corrección o actualización de la información.
Reclamos respecto al incumplimiento de los deberes o vulneración de derechos respecto a la Ley de Protección de Datos Personales.
Los titulares o sus causahabientes deberán de acreditar su identidad de la siguiente manera:
Solicitudes por escrito, adjuntar copia del documento de identidad. Los causahabientes deberán de acreditar con el documento más idóneo el parentesco.
Los apoderados, presentaran copia del poder autenticado y del documento de identidad.
8. Modificaciones
CONSTRUCCIONES Y URBANIZACIONES SAS se reserva el derecho de modificar estas políticas en su totalidad o parcialmente. Los cambios sustanciales que se generen serán comunicados al titular a más tardar al momento de implementar las políticas.
9. Vigencia
La presente política rige a partir del 01 de noviembre de 2016.